Sistema de xestión documental arquivística (ARQA)

ARQA é o sistema de información para a xestión documental do ámbito arquivístico que facilita a xestión dos diferentes arquivos integrados no Sistema de Arquivos de Galicia, tanto os integrados no Sistema de Arquivos da Xunta de Galicia como os dependentes doutras administracións, fundamentalmente da administración local.

ARQA, que sustitúe ao actual programa XARAL, permite:

• A xestión do cadro de clasificación documental dos arquivos.
• A xestión das descricións seguindo as normas internacionais de descrición arquivística.
• O control de xestión de ingresos e saídas de documentos.
• A xestión do control dos diferentes servizos prestados polos arquivos (consultas ou préstamos, entre outros).

 

FORMALIZACIÓN DA ADHESIÓN AO SERVIZO

A integración do arquivo municipal no sistema ARQA será unha actuación coordinada e conxunta entre a entidade local, a Consellería de Cultura e Turismo, e a Axencia para a Modernización Tecnolóxica (Amtega).

A formalización da adhesión ao servizo realizarase mediante a sinatura electrónica  dun documento de adhesión ao Convenio de Colaboración entre a Xunta de Galicia e a Federación Galega de Municipios e Provincias (Fegamp) para a implantación do sistema de xestión documental ARQA nos arquivos públicos municipais a través da Sala de Sinaturas da Xunta de Galicia para o que o representante da entidade local que vaia asinalo deberán contar cun certificado dixital (FNMT, Camerfirma ou DNIe). 

O procedemento para a formalización da adhesión é o seguinte:

1. A entidade local debe remitir ao Servizo do Sistema de Arquivos, Consellería de Cultura e Turísmo (servizodearquivos.cultura@xunta.gal) un correo solicitando a adhesión ao convenio e facilitando os seguintes datos:

Datos do Alcalde ou representante da entidade local que vai a asinar o documento de adhesión: 

• NIF (do Alcalde ou representante da entidade local, non o da entidade)
• Nome e apelidos
• Cargo
• Nome da entidade local á que pertence
• Artigo relativo á competencia de representación da entidade local ·        
• Conta de correo electrónico (na que recibirá as instruccións de acceso á Sala de Sinaturas da Xunta e se lle solicitará que asine nela o documento de adhesión).

Outros datos necesarios para formalizar a adhesión:

• Órgano e data na que se acorda a adhesión
• Artigo relativo á competencia do órgano que toma a decisión

2.  Posteriormente a entidade local recibirá un correo electrónico (na conta de correo indicada no punto anterior) comunicándolle a posta a disposición na Sala de Sinaturas de Xunta do protocolo de adhesión para a súa sinatura.
3. Unha vez realizada a sinatura poderá descargarse o arquivo asinado para a súa conservación por parte da entidade local.

As entidades locais adheridas actualmente ao convenio figuran nesta listaxe: entidades locais adheridas a ARQA

 

REQUISITOS TÉCNICOS

Os equipos informáticos que vaian a acceder ao servizo deben cumprir os seguintes requisitos técnicos mínimos:

• Estar conectados á Rede Corporativa Da Xunta de Galicia (RCXG): ARQA non é accesible dende internet.
• Sistema operativo: recoméndase Windows 10 ou superior.
• Navegador compatible:
  • Google Chrome (Versión 54 ou superior).
  • Mozzilla Firefox (Versión 49 ou superior).
  • Microsoft Edge (Versión 17 ou superior).

• Ter instalado:
  • Libre Office.
  • Lector de documentos pdf.

As persoa da entidade local que vaian a acceder ao servizo debe:

• dispoñer de certificado dixital de empregado público ou de persoa física de Camerfirma ou FNMT ou de DNIe (2.0 e 3.0).
• estar dada de alta no portal EidoLocal para o que se debe recurrir á/s persoa/s xestor/as de usuarios do portal do concello (alcalde,secretario, informático,..).

 

SOLICITUDE DE ACCESO (ALTA/MODIFICACIÓN/BAIXA USUARIOS/AS)

O sistema ARQA contempla 3 perfís de persoas usuarias:

• Administrador local: as persoas usuarias con este perfil, serán os responsables do arquivo municipal. Terán acceso á xestión da documentación (unidades de descrición) e a xestión dos fondos do cadro de clasificación do propio arquivo municipal, así como á xestión das táboas auxiliares.

• Xestor de contido local: as persoas usuarias con este perfil, soamente poderán xestionar a documentación (unidades de descrición) e a súa clasificación no cadro do arquivo municipal.

• Consulta: as persoas usuarias con este perfil, terán acceso soamente de consulta á documentación (unidades de descrición), cadro de clasificación e informes do arquivo municipal.

Para a xestión de usuarios/as deberase:

1. Cumprimentar o formulario “ARQA - Formulario de alta/baixa/modificación de usuarios”, no que se indican os datos do usuario/a e o perfil que terá na aplicación.
2. O formulario deberá ser asinado dixitalmente polo responsable do arquivo municipal (Secretario/a, Alcalde/sa ou Presidente/a ou arquiveiro/a).
3. Enviar o formulario asinado dixitalmente ao Centro de Atención a Usuarios (CAU) cau-periferico@xunta.gal
4. O CAU confirmará á conta de correo da persoa usuaria a realización da xestión solicitada.

 

CONTACTO PARA DÚBIDAS OU INCIDENCIAS

Para calquera dúbida técnica ou incidencia co servizo ARQA, poderase poñer en contacto co CAU a través do Tlfno 881 995 300 ou no correo electrónico cau-periferico@xunta.gal.

Para as dubidas funcionais pode contactar, a través do correo electrónico, co servizodearquivos.cultura@xunta.gal